desligado

Aqui estou com mais um post de série Porque GTD, agora falando sobre o segundo passo do processo GTD,

PROCESSAR

Geralmente a maioria das nossas tentativas de organização pessoal só faz, de fato, a captura. No meu caso, um de meus maiores problemas é que tenho caixas de entrada demais e depois tento executá-las no momento em que começo a contextualizar as coisas. Se o TDAH detona as funções executivas, vou tentar usar Getting Things Done como ajuda comportamental. A “mágica”do GTD está no fato de que estaremos seguros de que, após o processamento, nossos open loops se tornarão ações e informações confiadas a um sistema concreto e confiável.

“O que você precisa perguntar (e responder) a você mesmo sobre cada recado, e-mail, idéia que vem à mente?”, provoca David? Processar significa seguir o seguinte fluxo de perguntas:

1. O que é isso (What is it)?

Por mais idiota que soe a pergunta, poucas vezes nos fazemos. Acabamos por juntar pilhas de papéis e mensagens que poderiam estar no lixo ou com quem deveriam estar, não em nossa mesa, em nosso e-mail e em nossas cabeças.

2. Existe alguma ação associada a isso (Is it actionable)?

Há duas respostas para isso: SIM e NÃO.

Se a resposta é NÃO, temos três possibilidades:

(i) Isso é lixo, não preciso mais disso, então para o lixo com o papel, o e-mail, o que quer que seja isso;
(ii) Não é preciso fazer nada agora, mas algo poderá ser feito no futuro (incubar). Um “tickler file”, uma lista de lembretes terá esse item registrado e periodicamente revisado;
(iii) O item é informação potencialmente útil em algum momento (referência). Um arquivo simples e objetivo vem a calhar.

Se a resposta é SIM, você precisa determinar agora

(i) Com que “projeto” ou resultado você se comprometeu? Isso vai parar numa lista de “Projetos”. Projetos, em GTD, são qualquer objetivo que, para ser alcançado, exija mais de uma ação. Dessa forma, poderíamos dizer que Projetos são a denominação para Open Loops registrados no nosso sistema. Uma revisão semanal vai trazer esses projetos à tona até que aS ações restantes deles sejam completadas ou eliminadas.

(ii) Qual a próxima ação necessária? A “próxima ação” é a próxima atividade física, literalmente, que precisa ser executada para que se chegue mais próximo do 100%, digamos assim. Alguns exemplos:

• ligar para Fred e lembrar do uísque que ele deve.
• listar tópicos para 10 posts do blog.
• preparar um curriculum vitae atualizado.
• cotar um template customizado para o Desligado com Mabuse.

Uma vez estabelecida a próxima ação, há três caminhos:

(i) Fazer isso. Se uma ação durar menos que dois minutos, ela deverá ser feita no momento em que isto é definido.
(ii) Delegar isso: Se a ação vai demorar mais que dois minutos, é bom se perguntar (e responder) se você é a pessoa certa para fazer aquilo. Em caso negativo, delegue a ação para a pessoa certa.
(iii) Adiar isso. Em inglês, “defer”. Se essa ação durar mais que dois minutos e for sua, coloque ela em uma de suas listas de próximas ações até que seja efetivamente executada.

Terminei esse post começando o próximo. A organização é o passo seguinte no processo de Getting Things Done, o resultado de processar todas as coisas coletadas, e esse é o tópico a seguir. Até breve!

Depois de alguns dias de atraso, continuamos nossa série sobre GTD, agora falando sobre a primeira das cinco fases do método criado por David Allen.

A COLETA

Para que a nossa mente possa focar em efetivamente fazer o que tem que ser feito, ela precisa se livrar do excesso de carga. No caso, os assuntos “incompletos”, inacabados, tudo aquilo que está em algum lugar na nossa mente, na nossa casa, no nosso e-mail, atrás do livros da estante, e que nunca vão nos deixar inteiramente em paz enquanto não fecharmos esses furos. David Allen chama eles de Open Loops, círculos que precisam ser fechados. Quem tem TDAH geralmente tem mais desses - ou somente desses.
Voltando: o que coletar, mais especificamente? Tudo o que você considera incompleto em sua vida. De coisas objetivas, tangíveis, como uma conta a pagar atrasada ou um documento que você precisa entregar a alguém, até um sonho impossível como “um dia vou sair para jantar com a Scarlett Johansson”.

Na verdade, David diz, estamos sempre coletando essas coisas o tempo todo. O segredo é que isso não deve ser feito em nossa cabeça, mas em “caixas” aonde você possa, em determinando momento, decidir o que essas coisas são e o que, se achar conveniente, fazer a respeito destes itens. E fazer tudo isso através de um sistema sólido, confiável e que permita foco aonde foco é necessário.

E que “caixas” seriam estas, afinal? GTD enumera algumas, que podem ser as suas, minhas - ou não:

• uma caixa de correspondência, daquelas que ficam em cima de mesas de escritório um bloco de notas ou similar;
• um bloco de notas eletrônico;
• seu e-mail;
• David também fala de um dispostivo de gravação de áudio, mas eu não penso em usar isso (por enquanto).

Essas caixas precisam ser administradas regularmente. Como caixas de entrada, precisam receber sempre os open loops, para poder deixar sua cabeça livre para FAZER, mas também precisam ser esvaziadas constantemente. São somente um ambiente controlado para que você possa organizar e decidir o que fazer com tudo aquilo.

Assim sendo, no próximo post vamos apresentar o segundo passo no método GTD: organizar.

No post anterior eu coloquei o diagrama do processo de David Allen, Getting Things Done. Agora vou começar a explicar um pouco mais como as coisas são feitas, literalmente.

Traduzindo livremente David Allen, “nós coletamos as coisas que demandam nossa atenção; (ii) processamos o que elas significam e o que devemos fazer a respeito delas; (iii) organizamos os resultados, que (iv) revisamos como opções para o que escolhemos para (v) fazer.”

De uma forma simples, há cinco estágios em GTD:

(i) coletar
(ii) processar
(iii) organizar
(iv) revisar
(v) fazer

Geralmente, nossos métodos dizem respeito somente a partes disso: coletamos somente coisas relativas ao trabalho em listas no micro, por exemplo, ou ainda revisamos somente as coisas que conseguimos lembrar por nao termos processado e organizado adequadamente.

GTD propõe um sistema relativamente simples para integrar tudo isso, e é exatamente isso que faz esse sistema ser extremamente valioso para uma pessoa - tenha ela TDAH ou não.