Porque GTD, parte 5
May 10th, 2008Aqui estou com mais um post de série Porque GTD, agora falando sobre o segundo passo do processo GTD,
PROCESSAR
Geralmente a maioria das nossas tentativas de organização pessoal só faz, de fato, a captura. No meu caso, um de meus maiores problemas é que tenho caixas de entrada demais e depois tento executá-las no momento em que começo a contextualizar as coisas. Se o TDAH detona as funções executivas, vou tentar usar Getting Things Done como ajuda comportamental. A “mágica”do GTD está no fato de que estaremos seguros de que, após o processamento, nossos open loops se tornarão ações e informações confiadas a um sistema concreto e confiável.
“O que você precisa perguntar (e responder) a você mesmo sobre cada recado, e-mail, idéia que vem à mente?”, provoca David? Processar significa seguir o seguinte fluxo de perguntas:
1. O que é isso (What is it)?
Por mais idiota que soe a pergunta, poucas vezes nos fazemos. Acabamos por juntar pilhas de papéis e mensagens que poderiam estar no lixo ou com quem deveriam estar, não em nossa mesa, em nosso e-mail e em nossas cabeças.
2. Existe alguma ação associada a isso (Is it actionable)?
Há duas respostas para isso: SIM e NÃO.
Se a resposta é NÃO, temos três possibilidades:
(i) Isso é lixo, não preciso mais disso, então para o lixo com o papel, o e-mail, o que quer que seja isso;
(ii) Não é preciso fazer nada agora, mas algo poderá ser feito no futuro (incubar). Um “tickler file”, uma lista de lembretes terá esse item registrado e periodicamente revisado;
(iii) O item é informação potencialmente útil em algum momento (referência). Um arquivo simples e objetivo vem a calhar.
Se a resposta é SIM, você precisa determinar agora
(i) Com que “projeto” ou resultado você se comprometeu? Isso vai parar numa lista de “Projetos”. Projetos, em GTD, são qualquer objetivo que, para ser alcançado, exija mais de uma ação. Dessa forma, poderíamos dizer que Projetos são a denominação para Open Loops registrados no nosso sistema. Uma revisão semanal vai trazer esses projetos à tona até que aS ações restantes deles sejam completadas ou eliminadas.
(ii) Qual a próxima ação necessária? A “próxima ação” é a próxima atividade física, literalmente, que precisa ser executada para que se chegue mais próximo do 100%, digamos assim. Alguns exemplos:
- ligar para Fred e lembrar do uísque que ele deve.
- listar tópicos para 10 posts do blog.
- preparar um curriculum vitae atualizado.
- cotar um template customizado para o Desligado com Mabuse.
Uma vez estabelecida a próxima ação, há três caminhos:
(i) Fazer isso. Se uma ação durar menos que dois minutos, ela deverá ser feita no momento em que isto é definido.
(ii) Delegar isso: Se a ação vai demorar mais que dois minutos, é bom se perguntar (e responder) se você é a pessoa certa para fazer aquilo. Em caso negativo, delegue a ação para a pessoa certa.
(iii) Adiar isso. Em inglês, “defer”. Se essa ação durar mais que dois minutos e for sua, coloque ela em uma de suas listas de próximas ações até que seja efetivamente executada.
Terminei esse post começando o próximo. A organização é o passo seguinte no processo de Getting Things Done, o resultado de processar todas as coisas coletadas, e esse é o tópico a seguir. Até breve!
