PROCESSAR

Geralmente a maioria das nossas tentativas de organização pessoal só faz, de fato, a captura. No meu caso, um de meus maiores problemas é que tenho caixas de entrada demais e depois tento executá-las no momento em que começo a contextualizar as coisas. Se o TDAH detona as funções executivas, vou tentar usar Getting Things Done como ajuda comportamental. A “mágica”do GTD está no fato de que estaremos seguros de que, após o processamento, nossos open loops se tornarão ações e informações confiadas a um sistema concreto e confiável.

“O que você precisa perguntar (e responder) a você mesmo sobre cada recado, e-mail, idéia que vem à mente?”, provoca David? Processar significa seguir o seguinte fluxo de perguntas:

1. O que é isso (What is it)?

Por mais idiota que soe a pergunta, poucas vezes nos fazemos. Acabamos por juntar pilhas de papéis e mensagens que poderiam estar no lixo ou com quem deveriam estar, não em nossa mesa, em nosso e-mail e em nossas cabeças.

2. Existe alguma ação associada a isso (Is it actionable)?

Há duas respostas para isso: SIM e NÃO.

Se a resposta é NÃO, temos três possibilidades:

(i) Isso é lixo, não preciso mais disso, então para o lixo com o papel, o e-mail, o que quer que seja isso;
(ii) Não é preciso fazer nada agora, mas algo poderá ser feito no futuro (incubar). Um “tickler file”, uma lista de lembretes terá esse item registrado e periodicamente revisado;
(iii) O item é informação potencialmente útil em algum momento (referência). Um arquivo simples e objetivo vem a calhar.

Se a resposta é SIM, você precisa determinar agora

(i) Com que “projeto” ou resultado você se comprometeu? Isso vai parar numa lista de “Projetos”. Projetos, em GTD, são qualquer objetivo que, para ser alcançado, exija mais de uma ação. Dessa forma, poderíamos dizer que Projetos são a denominação para Open Loops registrados no nosso sistema. Uma revisão semanal vai trazer esses projetos à tona até que aS ações restantes deles sejam completadas ou eliminadas.

(ii) Qual a próxima ação necessária? A “próxima ação” é a próxima atividade física, literalmente, que precisa ser executada para que se chegue mais próximo do 100%, digamos assim. Alguns exemplos:

• ligar para Fred e lembrar do uísque que ele deve.
• listar tópicos para 10 posts do blog.
• preparar um curriculum vitae atualizado.
• cotar um template customizado para o Desligado com Mabuse.

Uma vez estabelecida a próxima ação, há três caminhos:

(i) Fazer isso. Se uma ação durar menos que dois minutos, ela deverá ser feita no momento em que isto é definido.
(ii) Delegar isso: Se a ação vai demorar mais que dois minutos, é bom se perguntar (e responder) se você é a pessoa certa para fazer aquilo. Em caso negativo, delegue a ação para a pessoa certa.
(iii) Adiar isso. Em inglês, “defer”. Se essa ação durar mais que dois minutos e for sua, coloque ela em uma de suas listas de próximas ações até que seja efetivamente executada.

Terminei esse post começando o próximo. A organização é o passo seguinte no processo de Getting Things Done, o resultado de processar todas as coisas coletadas, e esse é o tópico a seguir. Até breve!

A COLETA

Para que a nossa mente possa focar em efetivamente fazer o que tem que ser feito, ela precisa se livrar do excesso de carga. No caso, os assuntos “incompletos”, inacabados, tudo aquilo que está em algum lugar na nossa mente, na nossa casa, no nosso e-mail, atrás do livros da estante, e que nunca vão nos deixar inteiramente em paz enquanto não fecharmos esses furos. David Allen chama eles de Open Loops, círculos que precisam ser fechados. Quem tem TDAH geralmente tem mais desses - ou somente desses.
Voltando: o que coletar, mais especificamente? Tudo o que você considera incompleto em sua vida. De coisas objetivas, tangíveis, como uma conta a pagar atrasada ou um documento que você precisa entregar a alguém, até um sonho impossível como “um dia vou sair para jantar com a Scarlett Johansson”.

Na verdade, David diz, estamos sempre coletando essas coisas o tempo todo. O segredo é que isso não deve ser feito em nossa cabeça, mas em “caixas” aonde você possa, em determinando momento, decidir o que essas coisas são e o que, se achar conveniente, fazer a respeito destes itens. E fazer tudo isso através de um sistema sólido, confiável e que permita foco aonde foco é necessário.

E que “caixas” seriam estas, afinal? GTD enumera algumas, que podem ser as suas, minhas - ou não:

• uma caixa de correspondência, daquelas que ficam em cima de mesas de escritório um bloco de notas ou similar;
• um bloco de notas eletrônico;
• seu e-mail;
• David também fala de um dispostivo de gravação de áudio, mas eu não penso em usar isso (por enquanto).

Essas caixas precisam ser administradas regularmente. Como caixas de entrada, precisam receber sempre os open loops, para poder deixar sua cabeça livre para FAZER, mas também precisam ser esvaziadas constantemente. São somente um ambiente controlado para que você possa organizar e decidir o que fazer com tudo aquilo.

Assim sendo, no próximo post vamos apresentar o segundo passo no método GTD: organizar.

Traduzindo livremente David Allen, “nós coletamos as coisas que demandam nossa atenção; (ii) processamos o que elas significam e o que devemos fazer a respeito delas; (iii) organizamos os resultados, que (iv) revisamos como opções para o que escolhemos para (v) fazer.”

De uma forma simples, há cinco estágios em GTD:

(i) coletar
(ii) processar
(iii) organizar
(iv) revisar
(v) fazer

Geralmente, nossos métodos dizem respeito somente a partes disso: coletamos somente coisas relativas ao trabalho em listas no micro, por exemplo, ou ainda revisamos somente as coisas que conseguimos lembrar por nao termos processado e organizado adequadamente.

GTD propõe um sistema relativamente simples para integrar tudo isso, e é exatamente isso que faz esse sistema ser extremamente valioso para uma pessoa - tenha ela TDAH ou não.

Nos posts seguintes vou falar de cada uma das fases desse processo, assim como tentar associar alguns links com dicas interessantes acerca de cada uma dessas fases.

Mais recentemente, enquanto a internet claramente aumentou a minha chance de dispersão em algumas centenas de milhares de vezes, dentro dessa overdose de junk info alguma coisa útil teria que emergir.

Num primeiro momento, achei que softwares de organização e produtividade pessoal - começando pelo Outlook, claro - seriam o caminho para minha salvação, especialmente se eu tivesse algum brinquedo associado, como um pocket PC, um palm ou algo do tipo. Dessa forma, depois de alguma pesquisa pulei no HP Jornada associado ao Outlook.

Um tempo depois, numa dessas tardes de trabalho obliteradas por horas e horas de navegação inútil e desfocada na internet me levaram a um negócio chamado Getting Things Done.

O conceito é simples. Nossa cabeça deve focar somente em executar e realizar as coisas que precisam ser feitas. Para isso, retiramos todo o resto e colocamos em um sistema simples e confiável.

E esse sistema? Vejamos no próximo post.

O que usar para registrar tudo o que vem à mente? O quanto mais caixas de entrada, maiores as chances de coisas relevantes serem priorizadas de forma equivocada ou mesmo perdidas.

Vejamos quais são minhas caixas de entrada hoje em dia:

• um bloco de notas para registrar qualquer coisa a qualquer momento
• um e-mail pessoal
• um e-mail do trabalho
• um e-mail do desligado.com
• cartas e contas que chegam na casa de meus pais
• cartas e contas que chegam no meu antigo endereço
• cartas e contas que chegam no trabalho
• cartas e contas que chegam na minha casa nova
• um celular da empresa
• outro celular pessoal
• meu macbook
• o note do trabalho

Desse jeito eu estou me atrapalhando, não acham?

Amanhã apresento solucões e, quem sabe, uma proposta para uma plataforma melhor de vida

Meu desafio do momento é começar a capturar todas as coisas que vêm a mente: coisas para fazer, coisas para resolver, pessoas para falar, contas a pagar, papéis a organizar, whatever. O negócio aqui é não deixar nada na cabeça: TUDO NO PAPEL.

Ou no computador? Que tal procurar alguns softwares legais para isso?

Resista! Resista!

Depois de um tempo, descobri um livro bem legal do mesmo Hallowell chamado CrazyBusy (em português, editado com o horrível título Sem Tempo Para Nada), que fala sobre o déficit de atenção socialmente induzido e que hoje é uma realidade: com a internet, mobilidade e tecnologias afins levando informação 24×7 para as pessoas, a chance de perder o controle sobre a nossa vida é cada vez maior, inclusive para pessoas que não tem o TDAH

Excelente leitura para os estressados como ritmo da vida atual - e para aqueles com TDAH também.

As ferramentas, gostaria que fossem as mínimas: um moleskine, meu micro e meu celular. Se possível vou tirar um destes.

No e-book ZTD do Leo Babauta, do blog Zen Habits, ele sugere que o melhor seria adotar um hábito novo de cada vez. Estou tentando focar em fazer listas diárias de tarefas e foco nas Big Rocks.

Não estou pensando ainda em organizar com templates as listas, só quero me acostumar a anotar TUDO.